Aanwezig:
 
Geertjan Nelson (ABSA)
Ynke Hornstra MT-lid
Maaike Yeh MT-lid
Karin van der Sloot leerkracht
Anouk van den Hof leerkracht
Tom Bergevoet ouder
Eveline Buttinger ouder
Ivo de Boer ouder
David Baum ouder
 
Afwezig Bas Gradisen
Zoricka Ronde
 
_______________________________________________________________________
Actiepunten voor volgende vergadering cursief
 
20.00 uur: overleg MR
 
Introductie
De geplande MR vergadering (#2) van 25 november 2019 heeft geen doorgang gevonden. Reden
was dat de toegezegde concept begroting niet aan de leden van de MR is toegezonden. Het had
daarom geen zin om de vergadering te laten doorgaan, de oudergeleding van de MR heeft de
vergadering toen afgezegd. Daarbij speelde de moeizame situatie rondom de begroting van de
voorafgaande jaren (en het feit dat beterschap was beloofd) ook een rol.
Begin januari is er contact geweest tussen de directeur van ABSA, de waarnemend directeuren
Ynke Hornstra en Maaike Yeh, en de voorzitter van de MR. Dat resulteerde in een ingelaste
vergadering met als voornaamste doel het bespreken van de begroting. Er is voor gekozen om de
oorspronkelijke agenda van MR vergadering 2 los te laten (de niet behandelde agendapunten
schuiven voor zover relevant door naar vergadering #3 die op 6 februari 2020 gehouden zal
worden).
 
Verslag
Tom heet iedereen welkom en opent de vergadering. We starten met het bespreken van de
huidige situatie. Annemarie is uitgevallen en tot nader order niet aanwezig. De MR spreekt haar
zorg uit en vraagt hoe het met Annemarie gaat. Omwille van privacy wordt hier niets over gezegd.
De MR vraagt hoe de situatie rondom de leiding van de school op dit moment is. De MT leden
Maaike Yeh en Ynke Hornstra vervullen gezamenlijk het waarnemend directeurschap. Op hun
verzoek kijken Trix Derriks (een ervaren directeur van de Piet Hein school) en Geertjan Nelson op
de achtergrond mee. Begin december is zeer kort naar alle ouders gecommuniceerd omtrent de
afwezigheid van Annemarie. Er zal binnenkort richting ouders een bericht komen over de actuele
situatie, waarbij wordt uitgelegd dat Ynke en Maaike tot nader order de schoolleiding overnemen.
Er komt geen interim-directeur. De vergadering is het er over eens dat Ynke en Maaike het
waarnemend directeurschap goed invullen, hun inzet om het gemis van de directeur tijdelijk op te
vangen worden door de MR zeer gewaardeerd. Beide MT leden geven aan dat de extra werkdruk
die dit met zich meebrengt door verschuiving van taken en extra inzet van uren goed is vol te
houden.
 
GMR en ABSA
Geertjan geeft een korte uiteenzetting van de recente GMR vergadering en de situatie rondom de
begrotingen.
Eerst wordt uiteengezet waarom begroten voor scholen lastig is. De inkomsten zijn pas eind
oktober bekend omdat wordt uitgegaan van de telling per 1 oktober, terwijl de begroting vóór 1
januari moet zijn goedgekeurd. Voor inspraak, toetsing en nuancering van de cijfers is doorgaans
weinig tijd.
Verder wordt toegelicht hoe het solidariteitsprincipe en de structuur van ABSA werkt: van de
inkomsten roomt ABSA 3% af voor de solidariteitsvoorziening. Financiële tegenvallers van een
individuele school kunnen zo -indien nodig- worden opgevangen/verzacht vanuit de
solidariteitsvoorziening.
Daarnaast is vanuit ABSA geconstateerd dat zij en de school de afgelopen jaren te weinig in
control zijn geweest voor wat betreft de financiële situatie op de scholen. Er moet meer grip komen
op de situatie. Vanzelfsprekend moet het financiële proces zo worden ingericht dat het bestuur wél
in control is. Hiertoe heeft het bestuur gekozen voor een nieuwe controller, een nieuw systeem
voor het opzetten van de begrotingen en een veel frequenter “toetsmoment” voor wat betreft de
actuele financiële situatie op de scholen (ten minste 4x per jaar).
Er zijn verschillende krimpscholen (een teruglopend aantal leerlingen). Dat heeft o.m. met de
demografie te maken. Krimpscholen hebben minder inkomsten.
Dan wordt ingezoomd op Het Podium. Ook daar is sprake van krimp. Dat zorgt voor minder
inkomsten en voor komend schooljaar een overschrijding (€38k). Deze is dit jaar door ABSA
toegestaan, het geld vloeit dus feitelijk uit de solidariteitsvoorziening naar Het Podium. Komende
jaren is er voor een dergelijke overschrijding geen ruimte meer.
 
Begroting in de toekomst / proces
Vervolgens wordt besproken hoe ABSA, de school en de MR samen het begrotingsproces en het
adviesrecht daarbij door de MR gaan inrichten voor de toekomst. Als bekend krijgt de MR de
concept begrotingen de afgelopen jaren telkens te laat waardoor onvoldoende gebruik kan worden
gemaakt van haar adviesrecht. Afgesproken wordt dat de MR in het verslag van deze bijeenkomst
schriftelijk een voorstel doet voor een werkwijze die zowel voor school als MR werkbaar en
haalbaar is.
 
Voorstel:
Tijdens MR-vergadering #1 worden de highlights uit het schooljaarplan (vastgesteld aan het
einde van het voige schooljaar) aan de MR voorgelegd, zoals die worden gehanteerd bij het
opstellen van de begroting: wat is de focus voor het komende jaar? Waar moet meer geld
bij? Waar is onderhoud nodig? Etc. Zo ontstaat een gedragen beleidsstuk waarop de
begroting kan worden gebaseerd.
 
Vervolgens wordt de concept-begroting uiterlijk een week vóór MR vergadering #2 naar de
MR leden gestuurd. Het is belangrijk dat het gereedkomen van dit concept en het tijdstip
van MR vergadering #2 vooraf goed op elkaar worden afgestemd. Mocht het niet lukken op
tijd het aantal leerlingen voor volgend jaar in de concept-begroting verwerkt te hebben,
wordt deze concept begroting gebaseerd op de prognoses van de gemeente voor wat
betreft de te verwachten leerlingenaantallen. Zo moet het voor de school haalbaar zijn om
MR vergadering #2 uiterlijk 1 december te laten plaatsvinden.
 
ACTIE: Ynke en Maaike laten weten of dit voorstel werkbaar is.
 
Ook wordt het meerjarenplan besproken. De school is toe aan het opstellen van een nieuw
meerjarenplan. Omdat de school in een nieuwe fase komt (door de krimp wordt de school wat
kleiner) komt een nieuwe visie voor in het meerjarenplan op een goed moment. In het verleden is
Het Podium altijd een school geweest waar er alles aan gedaan werd om aan de onderkant en
bovenkant te zorgen dat alle leerlingen erbij konden worden gehouden (bijscholing voor kinderen
die minder goed meekomen en voor kinderen die extra uitdaging nodig hebben). Waarschijnlijk zal
in de nieuwe fase de school niet meer volledig aan dat principe kunnen vasthouden en meer
moeten inzetten op het neerzetten van een sterke basis (op alle groepen een solide FTE bezetting,
een goede organisatie en MT).
 
Begroting en toelichting
De vergadering loopt vervolgens samen door de begroting en de toelichting. Maaike en Ynke
hebben een gedegen stuk opgesteld en geven een duidelijke mondelinge toelichting. Na enkele
vragen stelt de oudergeleding dat ze geneigd is om positief te adviseren ten aanzien van de
begroting. De personeelsgeleding van de MR zal eerst de gelegenheid krijgen om de stukken
nader te bestuderen aangezien zij deze door een misverstand pas tijdens de vergadering hebben
ontvangen. Zij zullen binnenkort een terugkoppeling geven.
 
De concept formatie wordt ook besproken. Gezien de beschikbare FTE’s zijn de gemaakte keuzes
logisch en redelijk. Vermeldenswaardig is dat de kleutergroepen mogelijk (van 4) naar 3 gaan. Er
wordt door de MR erop gewezen dat het belangrijk is om de ouders tijdig en open mee te nemen in
het besluit en hen goed te informeren.
 
ACTIE: schoolleiding zal ouders tijdig informeren en enige achtergrond geven indien dit besluit
noodzakelijk is
 
Stakingen (30 en 31 januari)
Er wordt tijdens de vergadering nog kort gesproken over de voorgenomen stakingen. Vanuit de
leerkrachten wordt aangegeven dat de situatie zorgelijk is: hoge werkdruk, het gevoel dat je niet
naar een cursus of begrafenis kunt, er moet iets veranderen. Vanuit de oudergeleding wordt erop
gewezen dat de situatie op Het Podium -in het licht van de landelijke onderwijs crisis- mogelijk nog
relatief goed is. Situaties zoals elders in de stad waar 40 kinderen in een klas zitten, ouders voor
de klas staan, een 4 daagse schoolweek wordt ingericht of andere draconische maatregelen
moeten worden genomen zijn gelukkig (nog) niet aan de orde. Er is in de vergadering veel begrip
voor de stakingen, maar tevens toch nog niet helemaal duidelijk waarom leerkrachten van Het
Podium precies staken. De vergadering is het erover eens dat het belangrijk is dat de school goed
communiceert aan de ouders waarom er wordt gestaakt en wat er eventueel rondom de stakingen
geregeld wordt. Er komt een brief vanuit de schoolleiding en de oudergeleiding van de MR (David)
is bereid om naar het concept te kijken.
 
ACTIE: Ynke en Maaike stellen concept brief op en betrekken David hierbij.
 
Tijdens de rondvraag kwam nog het belang van heldere communicatie rondom ingrijpende
veranderingen binnen of met een klas (zoals samenvoegen of wisseling van leerkracht) aan de
orde. De vergadering wordt om 22.15 uur gesloten. Afgesproken wordt dat het verslag van deze
vergadering, tezamen met dat van de vorige, de agenda van de komende en de jaarplanning wordt
meegestuurd aan Ynke en Maaike (omdat zij in hun positie als waarnemend directeur nieuw zijn in
de MR).